أقسام الإدارة

أولاً: قسم الخدمات الإداريـة :

يمارس القسم اختصاصاته من خلال فرعي الإدارة وفرع الإسناد الإداري .

- فرع الإدارة والذي يضم المكاتب التالية :-

• المكتب العام : إعداد الكتب الرسمية إعداد مسودات المراسلات الرسمية والمذكرات الداخلية والتدقيق عليها بعد الطباعة .
• الصادر والوارد : يقوم بإجراءات إرسال المراسلات إلى الجهات المختصة من خلال البرنامج الإلكتروني ( نظام المراسلات ) وذلك بعد استكمال الدورة المستندية للكتاب .يستقبل المراسلات الواردة إلى الإدارة من خلال البرنامج الإليكتروني (نظام المراسلات) أو يدوياً ويتم تسجيل المراسلات واستكمال الإجراءات المتعلقة بها وتحويلها إلى المسئولين للتوجيه بشأنها .
• المتابعـة والتدقيق : يتم توزيع المراسلات ( الواردة – الصادرة ) على الأقسام  والفروع (آلياً – يدوياً) بموجب التوجيهات الصادرة من المسئولين وحفظ التي لا تتطلب إجراءات . متابعة سير الإجراءات للمراسلات المحولة للأقسام والصادرة إلى خارج الإدارة والتي تتطلب الإفادة بشأنها .
• مكتب الأرشيف : حفظ المراسلات (آليا ويدويا) والتدقيق على المرفقات في حال طلبها من الكتب السابقة وتنظيم الملفات وترقيمها واعداد الفهارس لجميع إدارات الإدارة العامة لأمن السواحل والحدود .

‌-  فرع اسناد الإداري والذي يضم المكاتب التالية :-

• مكتب الترجمـة : ترجمة المراسلات والكتالوجات وعروض الأسعار الواردة باللغة الإنجليزية إلى العربية وإعداد المراسلات باللغة الإنجليزية عندما يتطلب الأمر ، وكذلك يقوم مترجمي القسم بمهام الترجمة الفورية من العربية إلى الإنجليزية والعكس أثناء زيارة الوفود للإدارة أو الدورات التدريبية التي تعقد بالإدارة ويقوم بتنفيذها مدربين غير ناطقين بالعربية .
• مكتب المساعدات المكتبية : القيام بجميع أعمال القرطاسية والتغليف وتجهيز المرفقات والتصوير بالتنسيق مع مكتب الطباعة .
• مكتب الطباعـة : القيام بطباعة جميع المراسلات والمذكرات الداخلية بموجب التوجيهات الصادرة من المسئولين .

ج - فرع الخدمات  ويقوم الفرع بعمل الآتي عن طريق المكاتب التالية :-

• مكتب التنسيق والمتابعة : متابعة سير الاجراءات الخاصة بعمل الادارة والتوجيهات الصادرة من المسؤولين والتنسيق بشأنها مع أقسام الادارة والادارات الأخرى التابعة للإدارة العامة لضمان حسن سير العمل .
•  مكتب النقليات : تأمين المواصلات لنقل المرتب من وإلى مواقع العمل والفحص الدوري على سيارات الإدارة ومتابعة طلبات الصيانة الخاصة بها .
•   المخزن : استلام المواد والعهد الخاصة بالإدارة وتخزينها بالطرق الصحيحة والقيام بتنفيذ الاجراءات والضوابط المنظمة لصرفها (كالقرطاسية ـ الملابس ــ الأثاث ـ المواد التموينية ـ الاجهزة الكهربائية ...إلخ) .

ثانياً : قسم شـؤون الموظفين : -

يمـارس القسم اختصاصاتـه مـن خـلال المكاتـب التاليـة المندرجة تحت فرعي :-

جـ - فرع شؤون القوة البشرية والذي يضم المكاتب التالية :-

• مكتب شؤون الضباط : ويختص بالقيام بكافة الأنشطة والمهام المتعلقة بشؤون الضباط: (الإجازات بمختلف أنواعها – متابعة الاستحقاقات الوظيفية من رواتب وعلاوات وسلف وترقيات – الإجراءات الخاصة بالاستقالات وإنهاء الخدمة والإحالة إلى قوة الاحتياط - تنظيم الملفات الشخصية والسجلات – إعداد لوائح الاتهام الانضباطية والتنسيق بشأنها مع الإدارات المعنية بالوزارة– إدخال البيانات الوظيفية بجهاز الحاسب الآلي وتحديثها أولاً بأول عن طريق برنامج الموارد البشرية أوراكل ونظام المراسلات ........إلخ )
  
• مكتب شؤون ضباط الصف + مكتب شؤون الأفراد + مكتب شؤون المدنيين: وتختص المكاتب بالقيام بكافة الأنشطة والمهام المتعلقة بشؤون القوة البشرية (عسكريين + مدنيين) من (الإجازات بمختلف أنواعها – متابعة الاستحقاقات الوظيفية من رواتب وعلاوات وسلف وترقيات – الإجراءات الخاصة بالاستقالات وإنهاء الخدمة والإحالة إلى قوة الاحتياط - تنظيم الملفات الشخصية والسجلات – إعداد لوائح الاتهام الانضباطية والتنسيق بشأنها مع الإدارات المعنية بالوزارة – إعداد تقارير كفاية الأداء – إدخال البيانات الوظيفية بجهاز الحاسب الآلي وتحديثها أولاً بأول عن طريق برنامج الموارد البشرية أوراكل ونظام المراسلات ........إلخ ) .

د - فرع الإحصاء الوظيفي-والذي تندرج تحته المكاتب التالية :-

•  مكتب تخطيط القوى البشرية :

- ويختص باستقبال طلبات التوظيف وتنظيم المقابلات الشخصية للمتقدمين مع الفحص والتدقيق على الوثائق الرسمية الخاصة بهم.

- رفع الطلبات إلى الجهات المختصة بالوزارات .

-  يكون دوره أيضا تعديل المسميات الوظيفية حسب الشواغر المتاحة للوظيفة واعداد الكشوفات وعمل الاحصائيات الخاصة بمرتب الادارة العامة والتوصيف الوظيفي لهم والتوزيع المناسب حسب الشواغر والوظائف المطلوبة وتحديث البيانات الوظيفية واعداد أوامر التنقلات بين الإدارات الأخرى التابعة للإدارة العامة لأمن السواحل والحدود .

•  مكتب المتابعة :- متابعة إجراءات التجنيد والتنسيق بهذا الشأن مع المعنيين بجهة الاختصاص بالوزارة .

ثالثاً : قسم الأمن والنظام  :

يمارس القسم اختصاصاته من خلال فرعي :-

ب - فرع الأمن والذي تندرج تحته المكاتب التالية :-

• مكتب المراقبة الأمنية: يقوم بالمراقبة الأمنية لمنشأة القاعدة البحرية  ( المقر الرئيس للإدارة العامة لأمن السواحل والحدود ) من خلال كاميرات وأبراج المراقبة .
• مكتب الحراسات: يقوم بإجراءات تنظيم حركة دخول جميع الأشخاص (عسكريين +مدنيين) من البوابة الرئيسية وكذلك تسجيل دخول السيارات والتدقيق الأمني عليها والتأكد من التصاريح وحراسة البوابة على مدار الساعة
• مكتب التصاريح: يقوم بإجراءات اصدار تصاريح الدخول (لغير مرتب الإدارة) للقاعدة البحرية بالتنسيق مع الادارات الموجودة بالمقر الرئيسي للإدارة العامة لأمن السواحل والحدود .

أ - فرع النظــــــــــام :-

• مكتب النظام : يقوم التدقيق على السجلات الدوام الرسمي واعداد التقارير الخاصة بالتأخيرات وتنظيم الطابور الصباحي ومتابعة حضور وانصراف العسكريين والمدنيين .
• مكتب الاسكان : يقوم بإجراءات تسكين مرتب الادارة  بالثكنات المخصصة من قبل الوزارة وترتيب أماكن إقامتهم ومتابعة أعمال الصيانة والتفتيش الدوري عليها وذلك بالتنسيق مع قسم الإسكان بإدارة الموارد البشرية .

رابعاً : العيــــــــــــــــادة:

القيام بتنفيذ جميع الخدمات الطبية لجميع مرتب الإدارة العامة لأمن السواحل والحدود من
(علاج – اسعافات أولية – محاضرات توعوية .... إلخ) بالتنسيق مع المختصين بإدارة الخدمات الطبية .