إدارة التخطيط الاستراتيجي

ضباط الارتباط

هم أشخاص تم إختيارهم ليمثلون حلقة الوصل بين إداراتهم وإدارة التخطيط الإستراتيجي في تنفيذ إستراتيجية وزارة الداخلية 2011-2016 من خلال التعاون والتنسيق في توفير كافة البيانات اللازمة لتحديد وتنفيذ ومتابعة الأهداف التفصيلية والبرامج والمشاريع الخاصة بإدارتهم، وأي بيانات أخرى تتعلق بتنفيذ إستراتيجية الوزارة.
وتحدد مهامهم في النقاط التالية:- 

أولا: منسقو التخطيط الإستراتيجي وقياس الأداء المؤسسي:-

التأكد من قابلية أهداف الإدارة للقياس.

العمل مع المسئولين داخل الإدارة على تحديد طبيعة المعايير والمؤشرات.

العمل مع المسئولين داخل الإدارة على تحديد طبيعة المعايير والمؤشرات.

تحديد المعايير والمؤشرات الخاصة بأداء الإدارة.

المراجعة الدورية للمعايير والمؤشرات لضمان دقتها.

تدريب أفراد الإدارة على قياس الأداء المؤسسي.

ثانياً: مهام منسق التوثيق والتدقيق الداخلي :-

1- توثيق إجراءات العمل بالإدارة وإعداد أدلة العمل .
2- المراجعة الدورية على إجراءات العمل بالاشتراك مع رؤساء الأقسام بالإدارة .
3- إعداد تقارير بنتائج المراجعة الدورية على وثائق نظام العمل بالإدارة ورفعة لمدير الإدارة .
4- إعداد النسخ اللازمة من الوثائق وتمييزها.
5- توزيع الوثائق على أماكن الاستخدام .
6- سحب الوثائق الملغاة والتخلص منها .
7- حفظ صور من الوثائق الملغاة بنظام العمل للإغراض القانونية والحفظ التاريخي للنظام .
8- حفظ سجلات تعديل وتوزيع الوثائق للتحكم في الوثائق .
9- إعداد وتنفيذ خطة التدقيق الداخلية السنوية بالإدارة طبقاً للمواعيد المحددة.
10- إصدار الإجراءات التصحيحية المناسبة لحالات عدم المطابقة التي يتم اكتشافها أثناء التدقيق الداخلي وكذلك الإجراءات الوقاية بغرض التحسين والتطوير .
11- متابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية والوقائية مع الجهات المعنية .
12- إعداد التقارير الإحصائية الخاصة بنشاط التدقيق الداخلي على كافة الأقسام وأنشطة الإدارة ورفعها إلى مدير الإدارة .
13- إعداد التقارير الإحصائية الخاصة بالإجراءات التصحيحية والوقائية ورفعها إلى مدير الإدارة.
14- حفظ سجلات التدقيق الداخلي والإجراءات التصحيحية والوقائية .

ثالثاً: مهام ضباط الارتباط:-

1. وتوعية العاملين بإدارته على متطلبات إعداد الخطة التشغيلية في ضوء إستراتيجية الوزارة.
2. يشارك مع رؤساء الأقسام والأنشطة في إعداد كافة البيانات الأساسية اللازمة لتحديد الأهداف التفصيلية وبرامج وآليات تنفيذها بإدارته .
3. يشارك في إعداد الخطة التشغيلية وتحديد متطلباتها من الموازنة السنوية للإدارة .
4. يُمثل الإدارة في كافة الأعمال التنسيقية لمناقشة الخطة ووضع اللمسات النهائية لها مع إدارة التخطيط الإستراتيجي قبل الشروع في تنفيذها.
5. يُنسق كافة الأعمال لعرض مشروعات القرارات والمشاريع الخاصة بأداء إدارته لواجباتها ومهامها مع إدارة التخطيط الإستراتيجي لإبداء مرئياتها توخياً لانسجامها مع متطلبات إستراتيجية الوزارة .
6. يتابع تنفيذ الأهداف التفصيلية والبرامج المحددة بالخطة التشغيلية لإدارته ، ويعد تقارير عن موقف تنفيذها ، ويُرسلها إلى إدارة التخطيط الإستراتيجي .
7. يُنسق كافة الأعمال اللازمة للزيارات الميدانية لفريق متابعة تنفيذ الخطة التشغيلية لإدارته للتأكد الفعلي من تنفيذ بعض الأهداف والبرامج.
8. يتولى مع الأقسام المعنية بالإدارة تنفيذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لتلافي كافة الملاحظات التي تكتشف أثناء المتابعة، ويُرسل تقرير بما تم لإدارة التخطيط الاستراتيجي .
9. يحضر الاجتماع السنوي لمناقشة تنفيذ الإستراتيجية وما يستجد عليها من تطورات قد تفرزها التحديات أو التهديدات الطارئة .
10. تنفيذ كافة ما يسند إليه من أعمال تتعلق بتنفيذ ومتابعة الخطة التشغيلية .